Você já pensou como tudo poderia ser mais fácil? Já pensou em se tornar mais produtivo? Afinal, o tempo voa. Você se desespera. O dia termina e seus compromissos continuam. A sensação é que o tempo está desaparecendo. Sim, é isso mesmo. Tempo é um período cronológico que limita as nossas ações diárias. Ele é limitado, perecível, valioso e intransferível. No entanto, o mais importante não é o espaço percorrido pelos ponteiros do relógio e sim a forma como convivemos com esse espaço.

No mundo contemporâneo, onde o mercado de trabalho está cada vez mais competitivo ter uma boa organização pessoal, um bom planejamento diário, saber minimizar o tempo improdutivo, ter foco e reeducar os hábitos para se atingir os resultados esperados é um verdadeiro desafio para alcançar o sucesso profissional.

Lembre-se, produzir é realizar o que é necessário para entrega dos resultados esperados. Parafraseando Geronimo Theml “se ocupar não é produzir”. Portanto, muito cuidado para não se manter ocupado com assuntos banais, navegando em redes sociais ou mesmo falando ao telefone por longo tempo e perder o foco daquilo que realmente é necessário para o alcance das metas.

A falta de um planejamento adequado ou a gestão incorreta das tarefas dentro de tempo determinado pode impactar diretamente na produtividade, gerando vários prejuízos à organização. Então, mude seus paradigmas, coloque isso como meta.  Não há uma receita pronta, apenas algumas recomendações.

Fatores individuais que aumentam a produtividade

– Estabeleça prioridades

Faça a lista das tarefas do dia seguinte. Coloque nesta lista tudo que é prioridade e veja quais as tarefas que você pode delegar. Estabeleça objetivos semanais, mensais e anuais. Identifique as atividades críticas. Faça as coisas em ordem de importância. Controle diariamente os resultados alcançados e compare-os com os planejados.

–  Blocos de tempo

Estabeleça tempo para tarefas diárias. Agrupe as ações semelhantes. Concentre neste bloco de tempo sem interrupções. Programe o seu celular para tocar apenas para algumas pessoas, olhe seus e-mails só depois de ter finalizado uma tarefa. Exija e cumpra os horários e simplifique tudo que puder como: retornar os telefonemas, preparar o relatório. Defina horário para as ligações e respeite o início e o término das reuniões

– Ladrões de tempo

Identifique os inimigos de tempo. A Internet, o WhatsApp, as redes sociais são grandes ladrões do tempo. Outros fatores são excesso de reuniões, períodos longos ao telefone, escritórios mal planejados, ambientes barulhentos, além de conversas paralelas e interrupções desnecessárias.

Fatores organizacionais que impulsionam a produtividade

– Organização pessoal e melhoria dos processos

Sabemos que a organização pessoal é fundamental para o ganho de produtividade. Mas, é preciso contar também com bons processos internos estruturados e padronizados. Assim, você elimina os desperdícios, gargalos e tarefas que não agregam valor e asseguram mais transparência e rapidez às rotinas. Deve-se investir em uma gestão pautada em práticas que promovam o sucesso organizacional e tenha foco em resultados, sem se esquecer das pessoas.

– Tecnologias em benefício da produtividade

A tecnologia melhora os processos, este é um fato. Sabemos que ela permite análises precisas, ajuda na tomada de decisão, reduz o tempo de execução das tarefas, elimina o retrabalho e torna os afazeres mais produtivos, gratificantes e eficientes. Os próprios softwares de gestão, os sistemas integrados e demais aplicativos podem tornar a rotina empresarial mais agradável, interativa e eficaz atendendo e registrando de forma ágil e simplificada as diversas demandas empresariais. Porém, a tecnologia tem de ser fácil para quem desenvolve, útil e intuitiva para quem a utiliza. Sendo bem empregada ela estimula a produtividade. Especialmente na forma como fazemos as coisas e na transformação digital, que será o elo da revolução cultural nas organizações.

Aproveite o embalo para ler também: Como ser mais produtivo e menos ocupado em 14 passos

– Espaço de trabalho – clima organizacional

É importante oferecer condições que permitam melhores resultados, incluindo um layout adequado, uma boa ergonomia, equipamentos e dispositivos atualizados. O ambiente também impacta na produtividade. Nesse sentido, é essencial tomar alguns cuidados como: ter um bom líder, saber reconhecer e valorizar o capital humano. Possuir boas políticas de remuneração, plano de carreira e oportunidades de desenvolvimento profissional. Vale ressaltar, que as lideranças precisam refletir mais sobre a evolução social atual e incorporar a convivência entre os diferentes grupos. Reavaliar posturas e crenças, respeitando às pessoas e as  interações entre todos.

– Treinamento e desenvolvimento (T&D)

O capital humano é o diferencial competitivo para se alcançar a excelência empresarial e reduzir os gaps de competências. Neste sentido a produtividade da equipe está diretamente relacionada ao preparo, conhecimento e experiências dos colaboradores, tornando-se fundamental aumentar a cadeia da competitividade: aprendizagem, desempenho e resultado.

– Feedbacks

O feedback ajuda a modificar a nossa maneira de lidar com as próprias limitações e a trabalhar com mais empenho na busca de maior produtividade e melhores resultados. Conversas francas e estruturadas devem fazer parte do cotidiano dos gestores, visando sempre o aprimoramento e o desenvolvimento dos colaboradores.

Por fim, vale ressaltar que ser produtivo é desafiador. Está diretamente relacionado com a nossa cultura, os nossos valores e principalmente com as nossas escolhas e com o uso adequado do tempo. E por falar nisso, como você investe seu tempo? Apenas no tempo cronológico (Chronos)?  Que é o período delimitado pelo relógio. Ou no tempo psicológico (Kairós)? Que significa o tempo com qualidade, sem pressa, com afeto, com alegria.  Caetano Veloso em sua música “Oração do Tempo” demonstra bem o tempo psicológico (Kairós): “… És um senhor tão bonito, quanto a cara do meu filho. Tempo/ tempo vou te fazer um pedido. Tempo, tempo…”   Uma sugestão simples é reservar alguns minutos para desfrutar de uma pequena caminha em um parque, admirar uma paisagem arborizada pela janela, ou mesmo contempla-la em um quadro na parede. Essas pequenas atitudes favorecem a concentração, a melhoria da atenção e consequentemente o desempenho e a produtividade. 

E você, o que faz para aumentar a sua produtividade? Compartilhe suas discas conosco. Deixe seu comentário no espaço abaixo e participe da nossa discussão.